Et un et deux et trois zéro… management !

Depuis 1998, j'applique les principes du « zéro management »; « Trois-zéro » c’était la première victoire de l’équipe de France en Coupe de Monde de Football en 98 et du coup le « zéro management «  est le symbole de la victoire nette contre les pertes de temps et l’inefficacité bureaucratique. En effet, trois éléments typiques de la vie des entreprises et des administrations sont, non seulement chronophages, mais n'apportent, en fait, aucune amélioration à l'organisation, bien au contraire !

Sont nominés les trois zéros: les réunions, les slides et les emails. Voici donc une illustration des trois usages qui minent l’efficacité de toutes nos organisations.

1 – Les réunions

Partons du plus ancien des trois « zéros » : la réunion. Pourquoi les personnes d'un groupe humain se réunissent-elles ? Il faut trouver la racine de cette activité dans un comportement très ancien, tribal. Les tribus se réunissaient autour du chef et des sages du village. Après une discussion et des arguments échangés, des avis d’experts (les sages, les anciens), le chef de village décidait ce qui deviendrait une règle, puis le village grossissant en royaume ou en nation, une loi. Le réunion du village est devenue au fil du temps un forum, puis une assemblée, comme le Sénat.

Pourquoi cette tradition de la réunion, du banquet, de la discussion ? Parce que l’une des principales caractéristiques gagnantes de l’humain sur les autres animaux est de s’organiser pour accomplir de grandes choses, qu’aucun d’entre eux individuellement ne saurait accomplir. Par exemple, aucun d’entre nous, seul, ne sait fabriquer un ordinateur, un avion, une maison, un film, une voiture, faire pousser du blé et le transformer en farine, un système bancaire, soigner les gens, aller dans l’espace, etc… De même aucun d’entre nous pris individuellement ne peut financer ou promouvoir une action plus longtemps que sa propre durée de vie. De plus, tout le savoir accumulé par les générations précédentes est consigné par écrit, ainsi que les règles composant un système comme le Code Civil ou le fonctionnement démocratique. Cet avantage a été déterminant pour expliquer la victoire écrasante des humains sur les autres animaux, pourtant parfois plus forts et plus dangereux, au risque d’ailleurs de déstabiliser tout le système naturel. La réunion est donc au cœur de l’organisation de notre domination: Compléter nos capacités par celles des autres, se spécialiser, travailler ensemble de concert et consigner les résultats pour les transmettre, voilà ce que l’humain a comme avantage décisif: un système organisé. Pour s’organiser et avoir un plan d’action, faisons une réunion de toutes les parties prenantes. Bingo ! Nous y voilà : malheureusement la « réunionite » est née de l’abus de réunions.  

En effet, aujourd’hui le type le plus répandu de réunion dans les organisations d’entreprise consiste à s’assoir autour d’une table pour entendre un monologue qui s’appuie sur une présentation de slides (je reviendrai sur ce point) pendant une durée considérable (plusieurs heures quelquefois).  Facteur aggravant, depuis quelques années, au bout de quelques minutes, les participants (nombreux) commencent à zapper sur leur smartphone ou leur ordinateur et répondent à leurs emails ou SMS…

Il n’y a donc aucune interaction avec les participants. Quel est le but de la réunion alors ? Quels sont les livrables ? Quel est le compte-rendu ?  Quelles décisions sont prises ? Quel est le plan d’action ? On est très loin du village tribal ! Quel est le gain pour une entreprise ou une administration d’avoir x personnes immobilisées dans une salle pendant y heures pour… pas grand-chose ? Faisons un petit calcul : 10 personnes coûtent en moyenne (y compris un ou deux cadres dirigeants) 4000 euros par mois par personne, c’est-à-dire 100.000 € pour le groupe avec les charges internes et externes (taxes, sécu, bureaux, matériel, déplacements etc.). Soit par jour ouvré 5000 euros (100000/20). Une réunion de 3 heures équivaut à une demi-journée. Cette réunion coûte donc près de 2500 euros à l’entreprise (presque 2 SMIC) ! Qu’est ce qu’on a produit en retour ? Quasiment rien. De plus, les adultes n’arrivent pas à faire le focus pendant plus de 20 minutes d’affilée (« tomato timer » – il faut faire un mini break toutes les 20 minutes pour retrouver l’attention) et la plupart des participants n’ont rien retenu d’ailleurs, car ils étaient occupés sur leur smartphone ou leur ordinateur.

D’accord, « Arrêtons de faire ce type de réunion, mais on a besoin de se réunir pour avancer et de se tenir informés des projets ». On pourrait faire des règles de réunion « efficace », OK allons-y:

• Pas plus de 6 personnes pour que chacun puisse s’exprimer
• Maximum 45 minutes (avec 1 minibreak) pour que chacun reste concentré
• Un ordre du jour envoyé à l’avance aux participants avec le point fondamental : quel est le but de la réunion ? Pour que chacun puisse préparer son apport.
• Un support de présentation connu d’avance pour que chacun puisse préparer des questions pertinentes.
• Un compte rendu des échanges avec un relevé de décisions envoyé uniquement aux participants. Pour que chacun puisse agir suite à la réunion.
• Comme il y doit y avoir « échanges », bannissement des smartphones et des ordinateurs pendant la réunion. Pour que chacun reste concentré et puisse suivre le fil de la discussion. 
• Ne pas interrompre celui qui a la parole et avoir une seule discussion à la fois, pour les mêmes raisons…

Il faut revenir à nouveau à la structure humaine de la tribu : Celle-ci n’est efficace que dans une fourchette de quelques individus à maximum 100 à 150 personnes. Au-delà, il faut trouver d’autres moyens de communication, les personnes participant à la même structure étant distantes géographiquement, voire ne parlant pas la même langue. Il y a aussi le problème de coût de transport lorsque l’on veut réunir des personnes de plusieurs pays. Malgré l’apport de la visio-conférence, la réunion n’est plus adaptée à de grandes structures multinationales, ni même à l’intérieur d’un seul site de cette entité.

Tout ceci, pourrait éventuellement fonctionner avec de la discipline, mais en fait les entreprises agiles et celles qui n’ont pas le choix (les startups) font autrement car elles utilisent des outils de travail collaboratif. Pour ma part, j’ai remplacé ainsi plus de 90% des réunions (qui sont essentiellement des mises au courant d’un projet) par des outils de travail collaboratif, comme Trello, Jira ou Sharepoint et par des outils de « Forms » (des formulaires) comme Google ou Office 365 :

Chaque personne qui a besoin d’en connaître fait partie de la fiche projet. On y met des pièces jointes, des check-list, des calendriers etc. Cela donne un tableau de bord à jour de tous les projets que l’on suit. On peut ainsi travailler en mode agile « scrum » comme les startups.

Les réunions « rescapées » ne concernent plus que les projets qui connaissent une difficulté précise demandant une concertation, ou bien des réunions de « crise » qui font face à un événement inattendu. Cela va libérer des centaines de journées dans l’entreprise, pour que chacun s’occupe de son propre périmètre, tout en étant coordonné avec ses collègues, y compris ceux qui sont éloignés géographiquement. Et 1-0 !